L'AUDIT INFORMATIONNEL AU SERVICE DES ORGANISATIONS

L'AUDIT INFORMATIONNEL AU SERVICE DES ORGANISATIONSBulletin SISTech, 21 juin 2002, rédacteur : François Dubeau, analyste-conseil en veille stratégique

L'audit informationnel est un processus systémique qui vise à identifier les besoins stratégiques des firmes. Il aide les organisations à définir les ressources informationnelles internes, externes, formelles et informelles disponibles et étant nécessaires à la réalisation de leur mission et à l'atteinte de leurs objectifs.

La compréhension de la nature et des caractéristiques de l'information est un prérequis essentiel pour la réalisation d'un audit informationnel. Or, l'information est :

• une matière brute devant être transformée par le cerveau humain par un processus cognitif afin d'en
  dégager un savoir;
• un bien incorporel pour lequel il est difficile d'associer une valeur monétaire;
• une ressource diffuse qui entre dans la composition de l'ensemble des produits et des services d'une
  entreprise;
• un ingrédient vital en égard à l'innovation et à la compétitivité des organisations.

Une des confusions courantes consiste à confondre l'information (le contenu), et les technologies de l'information (le contenant), dont le rôle est d'être au service de l'information. Par ailleurs, l'information n'a aucune valeur en tant que telle, c'est son utilisation qui en fait sa richesse. À ce titre, l'ensemble des ressources humaines dans une organisation ont un rôle important à jouer par rapport à l'information, et ce, même si plusieurs n'en sont pas toujours conscients. La réalisation d'un audit informationnel nécessite ainsi que l'on s'intéresse autant aux ressources humaines qu'aux processus de l'entreprise.
Bien qu'il existe plusieurs méthodes pour réaliser un audit informationnel, celle des auteurs Buchanan et Gibb est considérée par plusieurs comme une des plus flexibles. Cette méthode comporte cinq étapes :

1. Promouvoir le concept afin de s'assurer d'obtenir la collaboration des employés;
2. Effectuer la revue structurelle (identifier la mission, la culture, la structure...) ainsi que la revue des processus (définir les ressources informationnelles, le flux d'information...);
3. Analyser chacun de ces éléments afin d'en faire ressortir un plan d'action;
4. Comptabiliser les coûts et la valeur des ressources informationnelles;
5. Synthétiser les constatations et émettre les recommandations d'usage.

Le travail ne se termine toutefois pas une fois l'ensemble des recommandations du rapport implantées. L'audit informationnel, doit être vu comme un processus continu. Une phase de rétroaction, qui amène l'organisation à revoir son cycle informationnel pour le valider, est par le fait même essentielle.
L'audit informationnel vise ultimement à optimiser l'ensemble des actifs des entreprises. Les organisations innovantes n'ont d'autres choix de nos jours, dans le contexte moderne de la société du savoir dans lequel elles évoluent, que de maximiser l'ensemble de leurs ressources incluant leurs ressources informationnelles. Leur compétitivité repose ainsi plus que jamais sur leur capacité à gérer l'information. À ce titre, l'audit informationnel est un outil puissant au service des organisations.
Sources de l'auteur : « L'audit informationnel stratégique; un outil puissant pour développer votre vision de l'entreprise et pour contribuer à la sienne! », présentation réalisée par Louis-René Dessureault, directeur principal, SIRS, Samson Bélair Deloitte & Touche dans le cadre du 33e colloque annuel de la Corporation des bibliothécaires professionnels du Québec qui s'est tenu à Joliette du 22 au 24 mai 2002. « The Information Audit : A tool for visionary organisations », Ibrahim Ramjaun, PROSI Magazine, août 2000